توانمند سازی(قسمت اول)

این یادداشت لزوما نظرات دانشگاه شهید چمران نیست

  توانمندسازی اصطلاحی است که در طول چندسال مقبولیت سریع و فزاینده‌ای داشته است. این ایده یک جایگاه اساسی در حرکتهای امروزی سازمانها به سوی کیفیت فراگیر و بهبود مستمر به دست آورده است. معنی متداول توانمندسازی آن است که ارزشها، امیدها و ابتکارات مرتبط با توزیع اختیارات و تقسیم قدرت در سرتاسر سازمان را تشریح می‌کند.

کاربردهای واژه توانمندی :

·        دادن اختیار تصمیم‌گیری به رده‌های پائین سازمان درحد امکان

·        واگذاری حل مشکل به افرادی که به آن نزدیک ترند

·        واگذاری شغل به افراد و عدم ایجاد مانع به منظور اینکه بتوانند کارشان را انجام دهند

·        افزایش احساس مالکیت افراد نسبت به کار و سازمانشان

·        اجازه دادن به تیمها که خودشان را اداره کنند

·        جلب اعتماد کارکنان به منظور انجام کارهای درست

ریشه‌های توانمندسازی :

توانمندسازی مفهومی اثبات شده است که به منظور بهبود روش استفاده سازمان از افراد خود به کار می‌رود و ریشه‌های آن در نظریات قدیمی توسعه سازمانی مشاهده می‌شود.

آشکارترین ریشه توانمندسازی در تشریح نظریه Y داگلاس مک گریگور در کتاب "چهره انسانی سازمان" وجود دارد.

چهره سازمانها ار نظر رنسیس لیکرت شامل 4 نظام بود :

  1- نظام آمرانه استثماری

  2- نظام آرمانه خیرخواهانه

  3- نظام مشورتی

  4- نظام دموکراتیک

تحقیق وی از این فرض کلی حمایت می‌کرد که سازمانهای نزدیک به نظام چهارم، نسبت به سازمانهایی که به نظام یک نزدیک‌تر بودند، عملکرد بهتری داشتند.

نظریه مک گریگور و سایر عقاید و تجربیات بمنظور توانمندسازی کارکنان مفروضات مشترکی دارند که نمایان‌ترین آنها عبارتنداز:

  1- سازمانهای تجاری و صنعتی فقط بخشی از منابع فکری کارکنان را بکار می‌گیرند.

  2- کنترل، تنها یا بهترین شیوه برای نیل به اهداف سازمانی نیست و آن شیوه‌ای غیرممکن برای نیل به عملکرد عالی و بهبود مستمر می‌باشد. افراد و تیمها هنگامی مؤثرتر و کاراتر عمل می‌کنند که فرصت اعمال حداکثر نظارت در کارشنان به آنها
داده شود.

  3- شایستگی و صلاحیت مختص تعدادی افراد متخصص نیست، بلکه بطور وسیعی در همه سطوح یک سازمان پخش می‌شود.

  4- کارکنان نسبت به اموری که بر آنها نفوذ داشته و از آنها تجاربی کسب کرده‌اند مالکیت شخصی و احساس مسئولیت بیشتری دارند.

  یکی از شکل‌هایی که توانمندسازی به خود می‌گیرد، تشکیل تیمها، بویژه تیمهای خودگران است. این تیمها مبتنی بر معیارهای زیرین هستند:

  - اعضاء دارای مهارتهای فنی متنوعی هستند.

  - اعضاء در مقابل بیشتر تصمیمات عملیاتی مرتبط با کنترل تولید، کیفیت، هزینه، برنامه‌ها، نصب و عزل افراد، نگهداری و ارزیابی پاسخگو هستند.

  - اعضاء در مورد هماهنگی با تیمهای دیگر و سازمان بزرگتر مسئول هستند.

توجه بیشتر به توانمندسازی :

  توانمندسازی از نظر تاریخی به عقاد و ابتکاراتی مانند درگیر کردن ذهنی و عاطفی کارکنان درکار، مدیریت مشارکتی، برنامه‌های پیشنهادی کارکنان، دوایر کیفیت و انواع تیم‌سازی و ابتکارات توسعه‌ای مربوط می‌شود. همه این عقاید و فعالیتهای اولیه اشکال گوناگون از توانمندسازی هستند و همه آنها از درجات متفاوتی از موفقیت بهره‌مند بوده‌اند. برای مثال : تیمسازی بخش اصلی حرکت درجهت کیفیت فراگیر شده است و مطمئناً به عنوان راهبرد اصلی توانمندسازی ادامه خواهد یافت.

  علت اصلی افزایش مقبولیت توانمندسازی، لزوم کاهش هزینه‌های سربار، کارآئی بیشتر و کاهش هزینه بطور جدی برای حفظ قدرت رقابت سازمانها بوده است. راهبرد کاهش هزینه بطور جدی وجود نیروی کار توانمند را می‌طلبد و در کاهش تعداد کارکنان و افزایش کارائی سازمان، از روی حسن تعبیر "ساختاردهی مجدد یا کوچک کردن سازمان" خوانده شده است.

ویژگیهای فهم صحیح از توانمندسازی :

1- توانمندسازی به وضوح با ایده بهبود مستمر در عملکرد کلی سازمان همراه می‌شود.

2- توانمندسازی روی بیشترین استفاده از منابع فکری موجود در همه افراد تمرکز دارد.

3- توانمندسازی شرایط و ابتکاراتی خلق می‌کند که از تمام چیزهایی که درچارچوب عقاید پیشین مانند مدیریت مشارکتی و درگیری عاطفی درکار اندیشیده می‌شود، فراتر می‌رود.

متضاد توانمندسازی، بی‌خاصیتی است. تعریف کاملتر الز توانمندسازی به شرح ذیل می‌باشد:

"توانمندسازی فرآیند نیل به بهبود مستمر در عملکرد سازمانی است که از طریق توسعه و گسترش نفوذ افراد و تیمهای شایسته و با صلاحیت در بیشتر جنبه‌ها و وظایفشان متحقق می‌شود که این به نوبه خود در عملکردشان و عملکرد کل سازمان اثر می‌گذارد."

مفروضات علمی توانمندسازی :

1- هر فرد و تیمی در سازمان تا اندازه‌ای از قبل توانمندی داشته است، در غیر این صورت هیچ کاری انجام نمی‌شده است. هر فرد و تیمی نفوذ مبتنی بر صلاحیت را تا اندازه‌ای اعمال می‌کند، بنابراین توانمند شده است. فرآیند توسعه و گسترش توانمندسازی، آنچه را قبلاً وجود داشته ادامه می‌دهد.

2- توانمندسازی ابتکار عملی است که می‌تواند سازمانها را به منظور حفظ و بهبود توانایی‌شان در رقابت و بقاء کمک کند. توانمندسازی تنها شیوه هدایت کسب و کار انجام کار، یا اداره کردن مؤسسات را ارائه نمی‌دهد، بلکه کارکردن در تیمها را بهترین شیوه انجام کار می‌داند.

3- رابطه توانمندسازی با توسعه و بکارگیری نفوذ مبتنی بر صلاحیت نسبت به توزیع قدرت بین افراد و یا گروهها به منظور یافتن شیوه انجام کار نسبتاً بیشتر است. این ارتباط بین توانمندسازی و بهبود مستمر عملکرد همیشه به عنوان محور توانمندسازی حفظ نشده است و می‌بایست تأکید و تقویت گردد.

4- توانمندسازی بیشتر از دادن اجازه به کارکنان برای انجام وظایفشان یا اطمینان دادن به افراد جهت داشتن حداکثر کنترل در کارشان معنی می‌دهد. توانمندسازی به معنی شروع فرآیندی است که کارکنان را برای کشف یا خلق شایستگی‌های جدید و یافتن شیوه‌های نو در بکارگیری این صلاحیتها در سراسر حوزه مأموریتها و فرآیندهای مرتبط با فعالیت سازمانها هدایت می‌نماید.

5- توانمندسازی باعث تصمیمات بهتر می‌شود و به آسانی به راهبردهای معین منجر می‌شود.

6- توانمندسازی می‌تواند همانند فعالیتهای دیگر انسانی بدون احساس مسئولیت باشد، بنابراین می‌بایست همیشه مشروط به نفوذ مبتنی بر صلاحیت باشد.

7- توانمندسازی ممکن است بصورت واکنشی، پاسخگویی به تحولات جدید مانند کوچک کردن یا ساختاردهی مجدد سازمانها باشد یا می‌تواند بطور فعال در استفاده کامل‌تر از صلاحیت کارکنان مطابق با ساختارهای سازمانی جاری به مرحله اجرا درآید.

8- توانمندسازی هم از طریق رسمی و هم غیررسمی بوجود می‌آید و هر دو مورد نیاز هستند و با هم تعامل دارند و یکدیگر را تقویت می‌کنند. بطور مثال : هر تعاملی که بین سرپرست و کارمند رخ می‌دهد، فرصت بالقوه‌ای جهت توانمندسازی دوجانبه است. اما توانمندسازی مستلزم تغییرات ساختاری و سیستمی در سازمان ازجمله کوتاه کردن خطوط ارتباطات و اصلاح سیستم پاداش است.

آنچه که توانمندسازی نیست :

حداقل 5 تصور غلط متداول در مورد توانمندی به شرح ذیل وجود دارد :

1- اشتباه گرفتن توانمندسازی با معنای سیاسی/ اجتماعی آن:

* آنچه ظاهراً اتفاق افتاده این است که مفهوم مشارکت سازمانی با مفهوم سیاسی و اجتماعی توانمندسازی مرتبط شده است و سازمانها ناخواسته مفهوم سیاسی و اجتماعی توانمندسازی را به جای مفهوم توسعه سازمانی مشارکت مورد تأکید قرار می‌دهند. توانمندسازی در حوزه‌های سیاسی، اجتماعی و تعلیم و تربیت اساساً به معنای دادن نفوذ بیشتر به افراد می‌باشد که بیشتر به مفهوم مردم سالاری نزدیک است، اما هدف از توسعه قدرت کارکنان در سازمانها مانند هر راهبرد باید برای تأمین موفقیت جاری سازمانها و بهبود مستمر آنها باشد و اولین هدف توانمندسازی یقیناً حق رأی دادن نیست بلکه هدف اصلی توانمندسازی، تقویت عملکرد سازمانها ازطریق کاملتر از دانش، مهارت، تجربیه و خرد کارکنان سازمان می‌باشد. بنابراین :

- توسعه سازمانی تأکید بر روی

-  بهبود مستمر عملکرد

- نفوذ مبتنی بر صلاحیت

- اعمال نفوذ مبتنی بر صلاحیت

- قدرت یعنی نفوذ بی حد و مرز مبتنی بر صلاحیت

- اعمال قدرت از طریق عقاید جدید

- سهیم کردن در اطلاعات و یادگیری و همچنین تصمیم‌گیری

لیکن توسعه اجتماعی - سیاسی تأکید بر روی :

- کسب یا توزیع قدرت

- حقوق افراد

- اعمال قدرت

- قدرت به عنوان یک کمیت ثابت

- اعمال قدرت از طریق تصمیم گیری

- سهیم شدن در قدرت

* مرتبط کردن توانمندسازی تقریباً بگونه‌ای انحصاری با دادن فرصتهای بیشتر به افراد بیشتر جهت مشارکت در اتخاذ تصمیمات است که در نتیجه سازمانها در ایجاد شیوه‌های کاملاً جدیدتر برای توسعه توانمندسازی با ناکامی روبرو می‌شوند.

* اشتباه دیگر سازمانها در برآیند این برداشت این است که در آنها قدرت را چیزی می‌پندارند که از دست داده یا واگذار می‌شود، گوئی قدرت یک سازمان محدود است در حالیکه می‌بایست قدرت را به عنوان امری درنظر بگیرند که می‌تواند
رشد کند و در سرتاسر سازمان توسعه و گسترش یابد.

2- توانمندسازی موضوعی واقعاً جدید نیست :

بسیاری از نوشته‌ها و یا مواردی که مدیران درباره توانمندسازی بیان می‌دارند، معنای توانمندسازی را تا حد تفویض اختیار تنزل می‌دهد یعنی یک فرد قدرتمند به زیردست خود اجازه انجام کار می‌دهد. بطور مسلم توانمندسازی ریشه درگذشته دارد و ادامه نوآوریهایی ازجمله مدیریت مشارکتی، مدیریت مردم سالاری، مدیریت تعاونی و همکاری و امثال اینها به شمار می‌آید و توانمندسازی شامل شیوه‌های جدید ساختاردهی یک سازمان، توسعه و بکارگیری تیمها، انگیزش و پاداش دهی به یادگیری و همچنین متضمن متحول نمودن نقشهای مدیران به نقش مربی‌گری و تسهیل کنندگی می‌باشد.

3- مبادله یک طرفه از افراد پرقدرت تر به سوی افراد کم قدرت تر :

مادامیکه توانمندسازی صرفاً بعنوان واگذاری قدرت از طرف بالادست یا سهیم کردن پائین دست در قدرت توانائی کامل در جهت بهبود عملکرد از طریق توانمندسازی تحقق نمی‌یابد. مفهوم کامل توانمندسازی درصورتی تحقق می‌یابد که به عنوان فرآیندی درک شود که بوسیله آن چیز کاملاً تازه‌ای ایجاد شود. توانمندسازی فرآیند تقسیم مقدار ثابتی از قدرت نیست بلکه فرآیندی است که از طریق آن قدرت نسبی هر فرد افزایش می‌یابد و قدرت جدیدی برای سازمان ایجاد می‌شود.

4- توانمندسازی می‌تواند با الگوی کنترل سنتی مدیریت منطبق شود:

مدیران آنقدر از قدرتشان برای اتخاذ تصمیمات ضعیف و نامناسب استفاده کرده‌اند که در مواردی می‌توانند موجب محدود شدن توزیع قدرت شود. بنابراین یا باید بر شیوه سنتی بمانند و دستورالعملهای بیشتری صادر کنند، تهدیدهایشان را نسبت به کارکنان بیشتر کنند و یا بالشیوه جدید توانمندسازی تأکید بر روی نفوذ مبتنی بر صلاحیت را فرا گیرند.

5- اشتباه گرفتن ابزار توانمندسازی با اهداف آن :

هدف توانمندسازی شرکت دادن افراد بیشتر در فرآیندهیا تصمیم‌گیری سازمان نیست، بلکه هدف بکارگرفتن افکار کارکنان به منظور اتخاذ بهترین تصمیمات ممکن و پیداکردن شیوه‌هایی برای اتخاذ تصمیمات هرچه بهتر است. هدف توانمندسازی، سازمانها و توسعه تیمها نیست، هدف افزایش شایستگی به منظور خلق ایده‌های جدید و حل مشکلات از طریق تعامل هم نیروزایی اعضاء تیم است. منظور از توانمندسازی دادن حق رأی به کارکنان، خود مختاری و حتی انگیزش نیست. بلکه هدف توانمندسازی بهبود مستمر در عملکرد کلی یک سازمان است و هدف فوری آن بکارگیری صلاحیتهایی است که در اعضای سازمان وجود دارد.

بنابراین :

"توانمندسازی فرآیند نیل به بهبود مستمر در عملکرد سازمان، از طریق توسعه و گسترش نفوذ مبتنی بر صلاحیت افراد و تیمها
بر روی حوزه‌ها و وظایفی است که در عملکرد آنها و عملکرد کلی سازمان اثر می‌گذارد."

دو واژه کلیدی در این تعریف توانمندسازی، "صلاحیت" و "نفوذ" است.

مراحل توانمندسازی :

الگوی مدیریت فرآیند توانمندسازی شش مرحله اساسی را مشخص می‌کند که باید از آنها در برنامه‌ریزی، اقدام و ارزیابی ابتکار عمل سازمان در جهت توسعه و تقویت توانمندسازی پیروی کرد. این مراحل یک فرآیند حلقه بسته ایجاد می‌کند که نتیجه‌اش بهبود مستمر است. این مراحل عبارتند از :

1- تعریف و ابلاغ مفهوم توانمندسازی به اعضاء سازمان

2- هدفگزاری و تدوین راهبردها که برای کارکنان در هر سطح سازمانی در انجام تلاشهایشان به منظور توسعه و تقویت توانمندسازی به یک چارچوب سازمانی تبدیل شود.

3- آموزش کارکنان برای ایفای نقشهای جدید و انجام دادن وظایفشان به شیوه‌هایی که با اهداف سازمان برای گسترش و تقویت توانمندسازی سازگارند.

4- تطبیق ساختار سازمان بگونه‌ای که مدیریت ناب، کاهش دیوان‌سالاری یا کاغذبازی همچنین ایجاد استقلال بیشتر و آزادی عمل را بطلبد.

5- تطبیق نظامهای سازمان (ازجمله برنامه‌ریزی، پاداش دهی، ترفیع، آموزش، استخدام و انتصاب و مانند آن برای حمایت از توانمندسازی کارکنان.

6- ارزیابی و اصلاح فرآیند توانمندسازی از طریق سنجش بهبود و شناخت اعضای سازمان 

 

این 6 عنصر در الگوی مدیریت فرآیند توانمندسازی با هم متصل و برای تأکید بر روابط بین آنها در یک (مربع) مستطیل قرار داده می‌شوند. در اطراف این مستطیل بزرگ، مجموعه‌هایی از مستطیل‌های کوچکتر قرار دارند که منابع اطلاعات اساسی را معین می‌کنند و به عنوان ورودی‌های درون فرآیند مراحل محسوب می‌شوند.